Las transacciones de compraventa están atravesadas por una factura. Esto es tan cotidiano que puedes no haberte dado cuenta de la nueva modalidad que han tomado. ¿Qué es la facturación 4.0? ¿Qué implica? Aquí te proponemos una guía.
¿Qué es?
Las facturas electrónicas (también conocidas como Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o CFDI) son aquellos documentos que, emitidos por proveedores autorizados de certificación (PAC), reflejan los datos de una transacción de productos o servicios. Son obligatorias, sin importar el importe por el cual se ha efectuado la operación. Para facilitar este proceso, se sirven de las API o Application Programming Interface (llamadas, en español, Interfaz de programación de aplicaciones), un conjunto de procedimientos informáticos que ayuda a la comunicación entre dos softwares.
Este mecanismo necesita, en una primera instancia, la asistencia de desarrolladores o de un equipo de IT, pero está diseñado para facilitar su trabajo en instancias posteriores. Si bien las API sirven para diversas aplicaciones y sitios web, aquellos participantes en la compraventa que buscan la automatización de las facturas electrónicas recurren a Facturama, válida para empresas en México y capaz de conectar PHP, JAVA y Javascript, Ruby, .NET y Phyton. Para contar con esta aplicación, las empresas deben conectar Facturama con los sistemas internos de la empresa para facilitar la carga de datos y emisión.
Diferencias con la CFDI 3.3
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) determinó que, a partir del 31 de diciembre de 2022, la facturación 4.0 se volviera obligatoria, después de haber coexistido con su predecesora, la CFDI 3.3 por casi un año, desde su establecimiento no obligatorio a partir del 1 de enero del 2022. Esta modificación agrega campos y, así, marca una tendencia a tener más información sobre las actividades de los contribuyentes. Los cambios incluyen:
• Emisor y receptor: figura el nombre y domicilio fiscal de ambas partes
• Receptor: es obligatorio la mención del nombre, código postal y RFC.
• Contribuyente: debe especificar su régimen fiscal.
• Impuestos: contiene datos para saber si la operación está afectada por impuestos indirectos.
• Validación: cuenta con mayores elementos de validación que el CFDI 3.3.
• Complemento para recepción de pagos: este complemento es necesario cuando se realizan pagos parciales, en cuyo caso se puede emitir una sola factura que demuestre los pagos realizados, o una factura cada vez que se realiza un pago. La versión 4.0 incluirá información sobre si estos pagos están sujetos a impuestos trasladados y retenidos, y, además, deberá hacerlo en relación con los importes totales de los pagos recibidos.
• Cancelación: está disponible la cancelación de facturas, con la aclaración de su motivación.
• Exportación: se puede señalar en caso de que se esté hablando de una operación de exportación
Beneficios
Los cambios realizados ayudan a tener información más completa a través de las facturas electrónicas, lo que, a su vez, ayuda a la formalidad de la economía. El uso de las API para facturación contribuye a la automatización y consecuente ahorro de dinero de las empresas, ya que el tiempo que se dedicaba a la emisión de facturas podrá ser utilizado para otras tareas y, también, se evitan retrasos y errores humanos.
Prácticas indebidas
Las particularidades de la facturación 4.0 se suman a algunas prácticas indebidas de la facturación en general. Debes tener en cuenta:
• Datos adicionales al RFC del receptor: sólo son necesarios nombre, denominación o razón social, régimen fiscal y código postal. El correo electrónico es opcional.
• Alteración del precio al solicitar una factura, ya que el IVA debe estar incluido en el precio.
• Rechazar factura al efectuarse un pago en efectivo. La factura es obligatoria en todos los pagos, incluso en el caso de los anticipos. De no haberse realizado en el momento de la transacción, puede emitirse dentro de un periodo de un año realizada la operación.
• Realizar la factura en un lugar donde no se realizó la operación, como un portal
• Incongruencia entre la forma de pago efectuada y la registrada en la factura
Más rápido y completo, este nuevo esquema de facturación significa un paso más hacia la automatización de los procesos. Con la ayuda tecnológica, su implementación es sencilla y al alcance de todos los interesados.
