En la inversión inicial que tiene una empresa, generalmente nunca se considera la compra de cierto software cuyas funciones pueden ser absorbidas de manera interna por las áreas operativas; esto para optimizar recursos.
Lo más habitual que vemos como ejemplo, es la emisión manual de los comprobantes fiscales. Al principio, capturar los datos uno por uno en los portales gubernamentales gratuitos parece una estrategia lógica para ahorrar dinero en herramientas tecnológicas. Pero los problemas comienzan a medida que la cartera de clientes crece y el volumen de transacciones aumenta. Es ahí cuando esta práctica se transforma rápidamente en una bomba de tiempo que drena la productividad y frena drásticamente el crecimiento comercial, aunado a que empiezan a cometerse errores humanos lógicos del proceso.
El verdadero costo de las tareas manuales y repetitivas
Para dimensionar el problema real, es necesario analizar el proceso paso a paso, y la razón por la que siempre consideraremos importante invertir desde un principio:
Emitir un comprobante fiscal sin ningún tipo de automatización implica una cadena de tareas repetitivas y monótonas como la de solicitar la constancia de situación fiscal actualizada al cliente, ingresar al portal correspondiente, teclear manualmente el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), buscar minuciosamente la clave del producto o servicio en catálogos inmensos, verificar los cálculos de impuestos, descargar los archivos generados y, finalmente, redactar un correo electrónico para enviarlos.
Si somos optimistas, esta sería una tarea en la que se requeriría aproximadamente entre 10 y 15 minutos por cada transacción (sobre todo si el empleado tiene un alto nivel de productividad) .
Pero, si tu negocio concreta cincuenta, cien o más ventas al mes, estamos hablando de semanas laborales completas dedicadas exclusivamente a una labor administrativa que no genera nuevos ingresos. Ese tiempo podría aprovecharse para atender mejor a tus prospectos o planear estrategias comerciales que dejen mejores ingresos al negocio.
El impacto de los errores y los retrasos en la cobranza
Además, la pérdida de tiempo se agrava durante los cierres de mes, porque es precisamente un periodo crítico donde la carga de trabajo aumenta y hay un mayor estrés del equipo administrativo. Justo en ese momento, es mayor la probabilidad de cometer errores de captura, los cuales pueden costar caro a la empresa.
Tomemos en cuenta que un simple número equivocado en el código postal, un error de dedo en el nombre de la razón social o un régimen fiscal mal seleccionado desencadena un efecto dominó sumamente negativo en la operación.
Cuando esto ocurre, hay que cancelar el documento original, generar uno nuevo relacionando los folios de forma correcta, enviar explicaciones al cliente para disculparse por el inconveniente y, lo más grave de todo, retrasar el ciclo de cobranza.
Cada hora invertida en rastrear y corregir estos detalles operativos es tiempo valioso que retrasa el flujo de efectivo que tu empresa necesita para operar con normalidad.
La automatización como motor de crecimiento empresarial
Otro factor fundamental que suele pasarse por alto es la imagen profesional que proyecta tu marca, porque estamos en una época en la que los consumidores requieren solución a sus problemas prácticamente de manera inmediata; es decir, cuando realizan un pago, esperan tener su factura en la bandeja de entrada de su email casi de forma instantánea.
Un retraso de varios días para entregar un documento fiscal genera desconfianza y fricción.
Afortunadamente, modernizar esta área es un proceso rápido, accesible y altamente rentable y es posible dejar atrás las capturas manuales de manera súper sencilla, especialmente cuando Facturama te permite facturar en línea de manera intuitiva y ágil.
Al tener la posibilidad de guardar un catálogo recurrente de clientes y conceptos predefinidos, el proceso de emisión se reduce a un par de clics, enviando los archivos PDF y XML al instante sin intervención humana adicional.
Para que un negocio tenga un crecimiento exitoso y rentable, es necesario que estructure sus procesos diarios sobre tecnología sólida. Implementar un sistema de facturacion electrónica masiva no es un lujo sino una inversión necesaria para sobrevivir en un mercado altamente competitivo.
Son plataformas que te aseguran que siempre estarás operando bajo las normativas del SAT, actualizando automáticamente los requerimientos legales y brindando reportes en tiempo real.
No te conviene mantener al talento humano en labores mecánicas de copiar y pegar datos, porque es una fuga de capital disfrazada de ahorro.
Automatizar la facturación no solo elimina los dolores de cabeza, sino que le devuelve a tu empresa la agilidad necesaria para enfocarse en lo que verdaderamente importa: innovar en su sector, cerrar mejores tratos y expandir su presencia en el mercado.
