CIUDAD DE MÉXICO, 5 de abril (AlmomentoMX).- Las juntas de trabajo son casi el pan de cada día de las compañías sin importar si son pequeñas, medianas o grandes. El problema es que a muchos empleados no les gustan, pese que pueden servir como un gran catalizador para aumentar la producción y repasar qué es lo que se está haciendo bien o mal dentro de la empresa.
De acuerdo con datos de Atlassian, el 91% de los empleados se distraen durante una reunión, el 39% se duerme en algún momento y el 47% se queja de son una pérdida de tiempo en el trabajo.
“Aunque las reuniones son una herramienta fundamental para fomentar el trabajo en equipo, las empresas no siempre son capaces de sacarles el máximo partido, pues suelen ser señaladas como un dolor de cabeza, ya sea por su larga duración, porque se tornan aburridas y, sobre todo, poco productivas”, señala Karina Navarro, Quality Assurance Manager de la plataforma para encontrar espacios de oficina, Kokatu.com.
En todo caso, para que una reunión funcione es importante analizar qué ha fallado en anteriores ocasiones, por lo que aquí te decimos cuáles son los principales errores que cometen las empresas y cómo solucionarlos, de acuerdo con Kokatu.com:
1.- Las juntas duran demasiado
Ésta es la queja más frecuente. A veces las reuniones parecen ser eternas y sin llegar a ningún lado. Lo que ocurre es que si ésta se planifica para que dure una hora, se tiende a programar puntos de discusión para llenar ese tiempo, cuando con la mitad habría sido suficiente.
Una regla clave es preguntarse cuál es el objetivo de la reunión o qué es lo que se quiere lograr. Si no tienes una respuesta, cancela; si la tienes, al menos ya tienes un objetivo. Cuando se cumpla dicho objetivo, se debe acabar la reunión. Eso elimina la necesidad de fijar un tiempo. Cuando se hace de esta manera, las reuniones tienden a durar menos.
2.- Poca atención
Ya sea que en la junta esté el típico distraído con el móvil o personas que no tienen nada que hacer en la reunión, pero fueron convocados, es fácil notar quienes no están prestando atención. Para evitar esto, hay que hacer preguntas regularmente para que todos estén atentos. Esto hace que los invitados se sientan parte del proceso, incluso si no tienen un rol activo. Enviar un mensaje a los distraídos de que serán descubiertos si no prestan atención también puede funcionar.
3.- No se consigue nada en las juntas
Muchas veces se pierde el tiempo hablando sobre cosas que no tienen que ver con la junta, esto sucede cuando las personas están frescas y se pueden concentrar mejor. Conforme avanza la junta, se pierde el interés y comenzarán a distraerse. De hecho, el 91% del personal en una junta se distrae, mientras que el 73% simplemente hace otras cosas durante las reuniones, de acuerdo con datos de Atlassian.
En consecuencia, el inicio de la reunión se debe dedicar siempre a las prioridades y en que todo el mundo esté listo para la junta.
4.- No tengo nada que hacer en la junta
Aproximadamente el 47% de los empleados en una empresa se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo, de acuerdo con Atlassian. Y es verdad, ya que muchas veces son invitadas algunas personas que, si bien son productivas, su presencia es absolutamente prescindible.
Una agenda clara de los temas te permite saber a quién incluir en una y quién no. Así no le restas tiempo de trabajo al personal cuya presencia no es indispensable en la reunión.
5.- No hay seguimiento de lo que se ve en la junta
Una última queja común es que, una vez finalizada la reunión, no se cumple nada de lo discutido en ella. Esto es un claro ejemplo de la falta de responsabilidad, seguimiento y orden que tiene la empresa.
El problema es que en las reuniones se suele saber quién dijo qué, pero no quién debe hacer qué, ni el cómo no el cuándo debe hacerse. Establecer una “grilla de decisiones” donde se fijen responsabilidades y fechas de entrega ayudará a que la reunión conduzca a algo más que perder el tiempo.
AM.MX/fm
